Od 1 października br. wszystkie wydziały ksiąg wieczystych w Polsce zakładają księgi wyłącznie w systemie informatycznym. To ostatni etap wdrażania wieloletniego programu informatyzacji, dzięki któremu już dziś średni czas uzyskania wpisu do księgi wieczystej uległ trzykrotnemu skróceniu.

Projekt Nowej Księgi Wieczystej zakłada digitalizację wszystkich papierowych ksiąg. W ok. dwóch trzecich projekt finansowany jest ze środków Unii Europejskiej. Jego realizacja, rozpoczęta w 2005 r., zakończy się w 2013 r.

Już dziś, dzięki wdrożeniu systemu NKW, wyeliminowano szereg uciążliwych problemów wiążących się z dotychczasowym sposobem prowadzenia ksiąg. Pracochłonność, jakiej wymagał „papierowy” system, powodowała wielomiesięczne opóźnienia w prowadzeniu postępowań. Interesanci przez długi czas oczekiwali na wpisy oraz wydanie odpisów ksiąg wieczystych, powstawały liczne utrudnienia w dostępie do informacji z ksiąg, struktura wpisów była w skali kraju zróżnicowana, zaś poszczególne wpisy były często nieczytelne i niespójne. Do tego dochodziło duże ryzyko zniszczenia ksiąg wieczystych bez możliwości ich łatwego odtworzenia oraz niedostateczne powiązanie systemu z innymi rejestrami, w tym najważniejszym dla poprawnego funkcjonowania ksiąg wieczystych – ewidencją gruntów i budynków (EGiB).

15 lat prac

Pierwsze działania zmierzające do znaczącej poprawy funkcjonowania ksiąg wieczystych podjęto już w 1995 r. Wtedy to polsko-norweski zespół sędziów, informatyków i ekonomistów, korzystając z doświadczeń skandynawskich, opracował projekt informatyzacji Centrum Ogólnopolskich Rejestrów Sądowych. W tym samym roku w Departamencie Organizacji i Informatyki Ministerstwa Sprawiedliwości powstał zespół roboczy ds. ksiąg wieczystych. W 1997 r., na I Krajowej Konferencji Sędziów Wieczystoksięgowych, zaprezentowano założenia procesu informatyzacji systemu wieczystoksięgowego. Dwa lata później zgłoszono do dofinansowania przez Komisję Europejską projekt „Budowa zintegrowanego systemu katastralnego”, który zakładał informatyzację przetwarzania i obiegu danych dotyczących nieruchomości.

Program pilotażowy dla projektu Nowa Księga Wieczysta uruchomiono 1 stycznia 2003 r. Objęto nim wydziały ksiąg wieczystych w sądach rejonowych w Bytomiu, Olsztynie, Płocku, Wejherowie, Warszawie i Poznaniu. Dziewięć miesięcy później, w pięciu z tych wydziałów oraz w pięciu ośrodkach migracyjnych, których zadaniem było wprowadzanie danych z ksiąg papierowych do rejestrów elektronicznych, rozpoczęto eksploatację systemu. – Prace pilotażowe służyły sprawdzeniu podstawowych funkcji systemu i jego przydatności do pełnego wdrożenia. Wyeliminowały wiele mankamentów związanych z rozwiązaniami technicznymi – opisuje sędzia Grażyna Kołodziejska, dyrektor Departamentu Sądów Powszechnych Ministerstwa Sprawiedliwości.

W 2004 r. Minister Sprawiedliwości wydał rozporządzenie w sprawie wyznaczenia sądów rejonowych, które zakładają i prowadzą księgi wieczyste w systemie informatycznym. Na jego podstawie wybrane sądy zostały zobowiązane do zakładania, od momentu wejścia rozporządzenia w życie, ksiąg wieczystych wyłącznie w formie elektronicznej. Od 2005 r. projekt Nowa Księga Wieczysta zaczęto sukcesywnie wdrażać w kolejnych rejonach kraju.

We wrześniu i październiku br. rozpoczął się ostatni etap informatyzacji wydziałów w sądach rejonowych, które prowadzą księgi. Polega on na wdrożeniu systemu w ostatnich 52 z wszystkich 347 wydziałów ksiąg wieczystych. 16 czerwca br. Ministerstwo Sprawiedliwości umożliwiło też przeglądanie ksiąg przez Internet. W ciągu ponad dwóch tygodni ze strony http://ekw.ms.gov.pl skorzystało 800 tys. osób. Procedura internetowego wglądu do księgi wieczystej jest bardzo prosta. Wystarczy podać numer księgi prowadzonej w postaci elektronicznej.

...........................................................................
Nowe księgi – podstawa prawna

Zasady i tryb dokonywania migracji ksiąg wieczystych, organizację ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych, zadania sądów rejonowych oraz ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych podczas migracji regulują przepisy ustawy z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 42, poz. 363) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia wykonawcze, w tym m.in.:
– Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobu przenoszenia treści dotychczasowej księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz. U. Nr 162, poz. 1574, ze zm.),
– Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 sierpnia 2003 r. w sprawie szczegółowej organizacji i funkcjonowania ośrodka migracyjnego ksiąg wieczystych oraz zadań tego ośrodka i sądu rejonowego podczas migracji ksiąg wieczystych (Dz. U. Nr 162, poz. 1573).
............................................................................

Księgi „od ręki”

W wyniku realizacji programu NKW średni krajowy wskaźnik sprawności postępowania wieczystoksięgowego, czyli czasu potrzebnego do dokonania wpisu w księdze wieczystej, na koniec I półrocza 2010 r. wyniósł 1,0. W latach 2000-2009 wskaźnik ten wahał się na poziomie od 3,4 do 1,5, przy czym w 2002 r., a więc bezpośrednio przed wdrożeniem programu pilotażowego Nowej Księgi Wieczystej, osiągnął wartość 2,8. – Wdrożenie systemu elektronicznych ksiąg okazało się dużym sukcesem. Wskaźnik sprawności postępowania wieczystoksięgowego jest obecnie najlepszy od dziesięciu lat – podsumowuje dyrektor Departamentu Sądów Powszechnych.

Poprawę zauważają też przedstawiciele sądów. – Prowadzenie ksiąg wieczystych w systemie informatycznym gwarantuje zwiększenie sprawności prowadzonych postępowań oraz większy profesjonalizm w obsłudze wniosków dotyczących ksiąg wieczystych – mówi sędzia Joanna Toczydłowska, koordynator Biura Prasowego Sądu Rejonowego w Białymstoku, w którym realizację projektu informatyzacji ksiąg zakończono w kwietniu 2010 r., po niespełna czterech latach od momentu jego wdrożenia.

Pozytywne opinie o systemie wyrażają również pracownicy wydziałów ksiąg wieczystych. – Obecnie interesanci mają możliwość pobierania odpisów ksiąg wieczystych niekoniecznie w miejscu właściwym dla nieruchomości. Znacząco wpływa to również na poprawę naszej pracy. Prawdę mówiąc nie wyobrażam sobie pracy bez tego systemu – przyznaje Małgorzata Adamczyk z Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Płocku.

W Sądzie Rejonowym w Olsztynie, który został objęty programem pilotażowym i jako jeden z pierwszych zakończył proces migracji, opinie są podobne. – Wprowadzenie systemu ma pozytywne skutki właściwie z każdego punktu widzenia. Gdy interesant przychodzi ze sprawą, nie ma potrzeby szukania osoby zajmującej się jego postępowaniem, bo każdy pracownik może zalogować się do systemu i sprawdzić żądaną informację – twierdzi Agnieszka Brzozkowska z Wydziału Ksiąg Wieczystych olsztyńskiego sądu.

Sprawna obsługa przede wszystkim

Wdrażanie projektu Nowej Księgi Wieczystej już teraz można ocenić jako duży sukces. Ministerstwo Sprawiedliwości zrealizowało zakładane cele, na czele z usprawnieniem postępowania wieczystoksięgowego i zmniejszeniem czasu oczekiwania na odpis księgi wieczystej. Dodatkową zaletą wprowadzenia NKW jest również wyeliminowanie ryzyka zniszczenia dokumentów wieczystoksięgowych oraz poprawa bezpieczeństwa w procesie obrotu nieruchomościami. – Wraz z postępem procesu wdrożenia systemu zastosowana struktura elektronicznej księgi pozwoliła osiągnąć jednolitość i precyzyjność zawartości ksiąg wieczystych w skali całego kraju – podkreśla sędzia Kołodziejska. Dzięki wdrożeniu systemu informatycznego osiągnięto również spójność danych w prowadzonych księgach, a także wypracowano jednolite zasady prawne i organizacyjne współpracy między systemami NKW, Ewidencji Gruntów i Budynków oraz PESEL i REGON. NKW umożliwia też dostarczanie wiarygodnych danych statystycznych oraz informacji służących podejmowaniu inicjatyw ustawodawczych.

Na znaczne przyśpieszenie postępowania wieczystoksięgowego w ciągu ostatnich lat wpływ miały również inne usprawnienia. Polegały one np. na wprowadzeniu opłat stałych od wniosków o wpis do księgi, zobowiązaniu notariuszy sporządzających akty notarialne zawierające wnioski wieczystoksięgowe do pobierania stosownych opłat, wprowadzeniu ujednoliconych formularzy wniosków.

Procedura wieczystoksięgowa została usprawniona także dzięki likwidacji tzw. postępowania przynaglającego oraz wprowadzeniu instytucji zwrotu wniosku w sytuacji jego nieopłacenia, bez uprzedniego wzywania do wniesienia opłaty. – Modernizacja sposobu prowadzenia i dostępu do ksiąg wieczystych umożliwiła też, w pełniejszym zakresie, realizację zasady jawności formalnej ksiąg wieczystych, dając możliwość przeglądania księgi zapisanej w Centralnej Bazie Danych w każdej z ekspozytur systemu działającej przy wydziałach ksiąg wieczystych, w których wdrożono NKW, a od czerwca 2010 r. także za pośrednictwem Internetu – podkreśla dyrektor Kołodziejska.

Plany na przyszłość

Koszt informatyzacji ksiąg wieczystych wyniósł dotychczas około 320 mln zł, łącznie z budową i utrzymaniem systemu, zakupem sprzętu, utrzymaniem rozległych sieci komputerowych oraz przystosowaniem pomieszczeń sądowych. Prawie 105 mln zł, czyli jedna trzecia tej sumy, pochodziła ze środków budżetowych, zaś pozostała część została sfinansowana ze środków unijnych. Realizacja projektu Nowej Księgi Wieczystej dofinansowana była, w poszczególnych jej etapach, z funduszu PHARE (programy PHARE 2000, PHARE 2001 oraz PHARE 2003) oraz w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Ostatni etap wdrożenia systemu dofinansowany jest z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Po zakończeniu realizacji projektu w 2013 r., system elektronicznych ksiąg wieczystych będzie rozwijany. Ministerstwo przewiduje wprowadzenie dalszych usprawnień z wykorzystaniem NKW, np. umożliwiających składanie internetowych wniosków o odpis księgi wieczystej (docelowo także wniosków o wpis do księgi wieczystej) oraz uzyskanie za pośrednictwem Internetu informacji o aktualnym stanie sprawy wieczystoksięgowej.

Joanna Sopyło
fot. Krzysztof Wojciewski