Czym, w świetle prawa, jest dokument? Jakie wymogi w procedurze cywilnej rodzi przeprowadzanie dowodu z dokumentu? Czym z kolei jest dokument elektroniczny i jakie jest jego zastosowanie w cywilnym prawie procesowym?

Ani przepisy Kodeksu cywilnego, ani przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, nie zawierają aktualnie odrębnej definicji dokumentu. Nie oznacza to jednak, że pojęciem tym obie ustawy się nie posługują. Zaznaczyć trzeba, że dokument w rozumieniu przepisów cywilnego prawa materialnego nie jest tożsamy z dokumentem w ujęciu prawa procesowego. Natomiast rozumienie dokumentu przyjmowane w prawie cywilnym może być pomocniczo wykorzystane dla ustalenia, co należy rozumieć pod tym pojęciem w procesie .

Według Kodeksu cywilnego dokumentami są tylko oświadczenia woli. Nieco inaczej rzecz ujęta została w Kodeksie postępowania cywilnego, gdzie za dokumenty uznawane są również oświadczenia wiedzy, a nawet oświadczenia uczuć2. Według prawa materialnego dokumentami są również mapy, plany, wyrysy. W świetle prawa procesowego nie są one dokumentami, ale mogą stanowić inne środki dowodowe. Natomiast dokumentem (prywatnym) w procesie może być list, choć w prawie materialnym nie będzie on już spełniał takiej funkcji.

Dokument – próba definicji

Jak już wspomniano, na próżno szukać definicji dokumentu w prawie cywilnym procesowym oraz prawie materialnym3. Ustawowa definicja dokumentu znajduje się natomiast w art. 115 § 14 Kodeksu karnego i – zgodnie z tą definicją – jest nim „każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”. Pojęcie to zostało wprowadzone na potrzeby prawa karnego (zob. przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów art. 270-277 k.k.) i służy wyłącznie objaśnieniu, które dokumenty objęte są ochroną prawną. Przywołana definicja nie znajduje przy tym zastosowania w procesie karnym. Nie ma także podstaw do przenoszenia jej na płaszczyznę procesu cywilnego. Rozstrzygnięcie kwestii, co należy rozumieć pod pojęciem dokumentu, wymaga zatem odwołania się do poglądów wyrażanych przez przedstawicieli nauki.

W doktrynie prawa sporną kwestią pozostaje przyjęcie właściwej koncepcji dokumentu – wąskiej lub szerokiej4. Koncepcja wąska zakłada, że dokumentem może być wyłącznie dokument pisemny, którego nieodzownym elementem jest podpis wystawcy. Natomiast zgodnie z ujęciem szerokim, dokumentem jest każdy przedmiot wyrażający pewną myśl, bez względu na to, z czego jest ten przedmiot wykonany oraz jakimi środkami myśl ta została wyrażona (podpis nie jest przy tym wymagany). W świetle rozwoju nowych technologii widoczna wydaje się przewaga tej drugiej koncepcji5. Zgodnie z nią, zasadniczą cechą dokumentu jest utrwalenie określonych spostrzeżeń lub oświadczeń w celu przedstawienia ich w tej formie w przyszłości. Prowadzi to do dopuszczenia innych, poza pisemną, metod gromadzenia oraz przechowywania treści dokumentów, w tym zapisu elektronicznego.

Zgodnie z aktualnymi poglądami, dokument można zdefiniować zatem jako metodę skutecznego i trwałego przechowywania treści oświadczenia woli. Najbardziej popularnym sposobem gromadzenia danych jest forma pisemna, która wymaga przedstawienia treści za pomocą wtórnej postaci języka, to znaczy pisma, a także zachowania zasad gramatyki, składni i semantyki6. Samą treść dokumentu można utrwalić dowolnym sposobem, tj. maszynowo, własnoręcznie, w postaci wydruku, a także elektronicznie. Utrwalenie takie musi być jednak na tyle trwałe, by można było ową treść odtwarzać lub kopiować w stanie niezmienionym w czasie trwania ewentualnego procesu sądowego.

Aktualnie w projekcie nowelizacji Kodeksu cywilnego przygotowanym przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego znalazła się definicja dokumentu. Intencją Komisji było w tym przypadku ukrócenie sporów i dyskusji w zakresie rozumienia tego pojęcia. dokument został ujęty jako nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie. Zgodnie z tą definicją pod pojęciem dokumentu rozumiany będzie niezwykle szeroki krąg obiektów. Wprowadzenie wzmiankowanej definicji do k.c. wywoła również konieczność zmiany przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Obecnie przyjmuje się, że dany przedmiot otrzyma procesowy status dokumentu, jeśli będzie składał się z trzech składników: materiału sporządzenia, oświadczenia woli oraz podpisu8.

Kwestia dokumentu elektronicznego

Terminu „dokument elektroniczny” nie wprowadzono dotychczas ani do k.c., ani do k.p.c. definicja taka znajduje się natomiast w art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne9. W świetle tego przepisu pod pojęciem dokumentu elektronicznego należy rozumieć stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Wspomniana ustawa znajduje zastosowanie dla podmiotów publicznych i nie można stosować wykładni rozszerzającej, która pozwoliłaby przyjąć ją w postępowaniu cywilnym, w którym przynajmniej jedną ze stron jest podmiot prywatny11. Warto zwrócić uwagę również na to, że definicja ta jest zbyt otwarta także przy zastosowaniu jej w stosunkach między podmiotami publicznymi12. Ustawodawca założył, że nie ma obowiązku zaopatrzenia tak określonego dokumentu w podpis elektroniczny, ani zapewnienia autentyczności i integralności danych w nim zawartych.

Dokumenty można podzielić na urzędowe i prywatne, zasadniczo więc dokument elektroniczny będzie dokumentem prywatnym. Możliwość sporządzania dokumentów urzędowych wynika z przepisów prawa materialnego, zatem jeżeli przepisy szczególne będą stanowiły podstawę dla organów władzy publicznej, innych organów państwowych, organizacji zawodowych, samorządowych, spółdzielczych lub innych organizacji społecznych do sporządzania dokumentów w formie elektronicznej, będą one miały charakter urzędowy.

Warto zauważyć, że szczególnym rodzajem dokumentów są dokumenty bankowe. Prawo bankowe13 dopuszcza przy tym sporządzanie dokumentów związanych z czynnościami bankowymi na elektronicznych nośnikach informacji14. Muszą być one jednak należycie utrwalone i przechowywane. Art. 7 ust. 3 Prawa bankowego stanowi, że jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie elektronicznej spełnia wymagania formy pisemnej także wtedy, gdy forma pisemna została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Przepisy Prawa bankowego nie przewidują wymogu opatrzenia dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu15. Na gruncie prawa procesowego, dokument bankowy sporządzony i utrwalony na elektronicznym nośniku informacji należy uznać zatem – na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośnikach tradycyjnych (na papierze) – za dokument w rozumieniu przepisów k.p.c.16

Wiele przykładów, w których posługiwanie się dokumentem elektronicznym jest dopuszczalne, można znaleźć w szeroko pojętym prawie administracyjnym. Jednakże zwykle wymagane jest opatrzenie takiego dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego17 stwarzają możliwość wydawania decyzji i postanowień w formie elektronicznej. Strony mogą także wnosić podania, żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza umieszczonego na właściwej stronie internetowej organu administracji publicznej, umożliwiającego wprowadzenie danych do systemu teleinformatycznego organu.

Ordynacja podatkowa18 zezwala na składanie deklaracji podatkowych, wniesienia wniosku, podania, żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu podatkowego.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych19 przewiduje możliwość składania przez określonych płatników składek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych, innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez Zakład na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne20 została potwierdzona w sposób określony w tej ustawie.

Zagraniczne dokumenty urzędowe posiadają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi (art. 1138 k.p.c.). Może się zdarzyć, że zagraniczny ustawodawca21 dopuścił w szerszym zakresie niż polski, sporządzanie dokumentów urzędowych w formie elektronicznej. Na gruncie polskiego postępowania cywilnego takie dokumenty będą miały walor dokumentów.

Przeprowadzanie dowodu

W procedurze cywilnej dowód z dokumentu przeprowadza się przez zapoznanie z jego treścią przez strony i sąd22. Każdy z uczestników postępowania może zgłosić do protokołu rozprawy swoje uwagi i zastrzeżenia. Co istotne, w prawie procesowym pojęcie dokumentu nie powinno być utożsamiane tylko z formą papierową, ale powinno być dostosowane do nowych możliwości technicznych, a zwłaszcza do zyskujących na znaczeniu coraz powszechniejszych transakcji dokonywanych drogą elektroniczną23.

Warto przy tym podkreślić, że dokument elektroniczny jest pełnoprawnym środkiem dowodowym, bez względu na rodzaj związanego z nim podpisu24. Regulacja polska jest koherentna z unormowaniami wspólnotowymi. Zgodnie z art. 5 ust. 1 (b) dyrektywy w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych25 Państwa Członkowskie mają zapewnić, żeby nie odmawiano podpisowi elektronicznemu skuteczności prawnej i dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym jedynie dlatego, że jest w formie elektronicznej lub nie wykorzystuje kwalifikowanego certyfikatu, lub nie wykorzystuje kwalifikowanego certyfikatu pochodzącego od akredytowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, lub nie jest złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu.

Dokumenty elektroniczne obejmują zarówno pliki tekstowe, jak i pliki multimedialne, jednak w świetle aktualnie obowiązujących przepisów przedmiotem dowodu z dokumentu są tylko pliki tekstowe, ze względu na podobieństwo do dokumentów utrwalonych pisemnie26.

Dokumenty multimedialne mogą być przedmiotem dowodu z innych środków dowodowych, analogicznie jak dowód z filmu lub taśm dźwiękowych, o czym mowa w art. 308 k.p.c. do plików audio odpowiednio stosuje się unormowania dotyczące dowodu z taśmy magnetofonowej. Oznacza to, że do treści nagrania mają zastosowanie odpowiednie przepisy o dokumentach adekwatnie do ich charakteru. Natomiast stan zewnętrzny taśmy lub nośnika, na którym utrwalony jest dokument elektroniczny, powinien być oceniany w oparciu o przepisy regulujące dowód z oględzin.

Dopuszczenie dowodu z dokumentu elektronicznego skutkuje trudnościami w określeniu, w jaki sposób dołączyć go do akt sprawy, skoro nie ma on formy zmaterializowanej. Zasada jawności postępowania oznacza m.in., że każda ze stron powinna mieć dostęp do materiału zgromadzonego w sprawie. Wydaje się słusznym postulat, by w aktach każdorazowo znajdował się wydruk z takiego dokumentu. Załączenie do akt sprawy nośnika danych (płyta Cd, pendrive czy dyskietka) zawierającego dokument elektroniczny nie będzie zadowalające, gdyż sam nośnik – z uwagi na brak bezpośredniego dostępu do utrwalonych na nim danych – nie jest dokumentem. Należy przy tym zapewnić właściwe zabezpieczenie dokumentu, którego treść objęta jest tajemnicą (państwową, zawodową czy służbową).

Procesowy status e-dokumentu po nowelizacji

Wobec planowanego wprowadzenia do Kodeksu cywilnego definicji dokumentu oraz rezygnacji z podpisu jako jego elementu konstytutywnego, należy również wprowadzić odpowiednią zmianę w k.p.c. Zmiana nie powinna przy tym dotyczyć wprowadzenia pojęcia „dokumentu elektronicznego” czy też „papierowego”. W przeciwnym razie mogłaby pojawić się wątpliwość, czy dokument elektroniczny lub papierowy stanowi nową instytucję, podczas gdy definicja samego dokumentu obejmie swoim zakresem pojęciowym także dokument elektroniczny.

Konsekwencją zdefiniowania pojęcia „dokument” w k.c. będzie też przyjęcie założenia, że podpis złożony na dokumencie prywatnym nie jest jego elementem konstytutywnym, a jedynie pozwala na identyfikację osoby, od której oświadczenie zawarte w dokumencie pochodzi. Bezsporne jest przy tym to, że identyfikacji autora oświadczenia można dokonać nie tylko poprzez analizę podpisu własnoręcznego, ale także innymi sposobami.

W świetle planowanych przepisów należy natomiast wprowadzić rozróżnienie na dokumenty w postaci papierowej i dokumenty w postaci elektronicznej zawierające oświadczenia wiedzy bądź oświadczenia woli oraz na inne dokumenty, które nie zawierają takich oświadczeń. do tych pierwszych zastosowanie będą miały przepisy art. 244 i następnych k.p.c., natomiast do tych drugich będzie się odnosił art. 308 k.p.c.

Wniosek

W świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa, dokument elektroniczny może być dowodem w postępowaniu cywilnym właściwie bez ograniczeń.

Po wejściu w życie znowelizowanych przepisów k.c., także w k.p.c. szczegółowo uregulowane zostaną kwestie związane z prowadzeniem dowodów z dokumentów sporządzonych w formie papierowej lub w formie elektronicznej oraz utrwalonych w postaci dokumentowej. Należy poczynić jednak zastrzeżenie, że dowód z dokumentu sporządzonego w formie dokumentowej, który nie zawiera oświadczenia woli ani wiedzy, przeprowadzany będzie w oparciu o przepisy regulujące dowód z oględzin. do takich dokumentów ustawodawca zalicza m.in. filmy, telewizję, fotografię, plany, rysunki oraz płyty lub taśmy dźwiękowe i inne przyrządy utrwalające albo przenoszące obrazy lub dźwięki.

Już wkrótce nie będzie więc żadnych wątpliwości, co należy rozumieć pod pojęciem „dokument” i w jaki sposób należy przeprowadzać dowód z dokumentów elektronicznych.

Berenika Kaczmarek-Templin
Autorka jest adwokatem, członkiem powołanego przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego Zespołu Problemowego ds. dokumentu i Formy dokumentowej, a także członkiem działających przy Ministrze Sprawiedliwości zespołów – ds. elektronicznego postępowania upominawczego oraz ds. informatyzacji postępowań sądowych.

tekst pochodzi z kwartalnika Na wokandzie - wydanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości i współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.